Tips voor effectief intern solliciteren: Hoe je talent binnenboord houdt

We kennen het allemaal. Je medewerker doet zijn werk goed, is proactief en klaar voor een volgende stap. De interne sollicitatieprocedure is eigenlijk meer een sollicitatie light. Ofwel: een gezellig onderonsje in plaats van een serieuze poging om te kijken of je medewerker inderdaad die gedroomde ster is. Het blind benoemen van zo’n, ook wel hand picked kandidaat, is verleidelijk. Maar ook gemakzuchtig.

Andersom voeren we ook vaak gesprekken met medewerkers die zichzelf rijp achten voor een next stap in hun carrière en meer verantwoordelijkheden willen. Lees: medewerkers die daarvan vooral zelf overtuigd zijn. Het gaan voor zo’n interne move, omdat dat nu eenmaal zo hoort, is feitelijk net zo dom en gemakzuchtig als onvoldoende aandacht besteden aan interne sollicitaties.

Do's en don'ts bij intern solliciteren

Gallo's checklist voor interne sollicitaties

In een blog op Harvard Business Review citeert auteur en spreker Amy Gallo specialisten op het gebied van intern solliciteren. Moraal van het betoog: door een gebrek aan voorbereiding en interesse in de sollicitatieprocedure blijft belangrijke informatie onnodig verborgen. Gallo hanteert een handige checklist met do’s en dont’s waarmee je de interne sollicitatie op een hoger level kunt krijgen.

Vragen bij interne sollicitatie

Bij een interne sollicitatie is het essentieel om zowel algemene vragen als meer specifieke vragen te stellen die gerelateerd zijn aan de ervaring van de kandidaat binnen de organisatie en de nieuwe functie die hij of zij ambieert. Enkele voorbeelden van dergelijke vragen zijn:

• Algemene vragen: "Waarom solliciteer je intern voor deze functie?", "Wat weet je van deze functie en het takenpakket?", en "Wat is volgens jou jouw toegevoegde waarde in deze job?".
• Vragen over ervaringen bij de organisatie: Bijvoorbeeld, "Welke kennis heb je bij ons opgedaan?" en "Als je hier de baas zou zijn, welke punten zou je dan als eerste aanpakken?".
• Verdiepende vragen: Zoals "Wat zijn jouw plannen in je nieuwe rol? Welke prestaties wil je neerzetten?" en "Welke ervaringen binnen onze organisatie neem je mee in je nieuwe rol?"

Regels bij interne sollicitatie

Interne sollicitaties worden vaak gezien als gemakkelijker dan externe, maar er gelden specifieke regels en benaderingen. Een belangrijk aspect is dat de procedure voor een interne sollicitatie vaak niet wezenlijk afwijkt van een normale sollicitatie. Zo wordt er bijvoorbeeld ook vaak gevraagd om een motivatiebrief en een cv. Het belangrijkste verschil is dat interne kandidaten al bekend zijn met de organisatie, wat zowel voordelen als uitdagingen met zich meebrengt.

Interne vacature met voorkeurskandidaat

In sommige gevallen mag een werkgever bij een sollicitatieprocedure onderscheid maken tussen kandidaten. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij positieve discriminatie, waarbij een bepaalde groep mensen die onvoldoende vertegenwoordigd is, voorrang krijgt. Dit betekent dat in sommige gevallen een voorkeurskandidaat mag worden gekozen, maar dit moet goed onderbouwd zijn en binnen bepaalde grenzen blijven.

Lees ook eens: Werk woordenboek: kantoortaal, vaktermen en jargon

Interne sollicitatie verplicht uitnodigen?

Hoewel er geen wettelijke verplichting lijkt te zijn om elke interne sollicitatiekandidaat uit te nodigen voor een gesprek, toont onderzoek aan dat het uitnodigen van interne kandidaten voor een gesprek positieve effecten kan hebben. Kandidaten die worden uitgenodigd voor een gesprek zijn bijvoorbeeld 50% minder geneigd om over te gaan tot het verlaten van de organisatie dan degenen die niet uitgenodigd worden. Dit komt omdat een gesprek een signaal geeft dat de kandidaat past bij de baan en biedt waardevolle feedback, wat helpt bij hun verdere ontwikkeling binnen de organisatie.

3 don'ts bij intern solliciteren

#1. Toch in gesprek gaan met ongeschikte kandidaten

Ga überhaupt het gesprek niet aan als een interne kandidaat zichzelf aandient en naar jouw mening ongeschikt is. Te vaak wordt omwille van onderlinge verhoudingen en ‘iedereen verdient een kans’, het gesprek gevoerd met medewerkers die geen schijn van kans hebben. Tuurlijk: het lijkt vriendelijk en empathisch, maar het getuigt net zo goed van gebrek aan respect voor de medewerker in kwestie. Bovendien blijft de interne kandidaat daarna nog gewoon binnen het bedrijf actief.

#2. Aannemen dat je iemand door en door kent

Denken dat je alle belangrijke dingen over de kandidaat al weet. Het is één van de grootste valkuilen bij gesprekken met interne kandidaten. Je drinkt op de vrijmibo samen een biertje, weet alles van zijn verzameling miniatuurtreintjes en de teamprestaties van het nageslacht op het hockeyveld. Leuk en ook goed om te weten. Maar ondertussen vergeet je (door) te vragen naar zaken die je nog niet weet. Het is informatie die jouw oordeel kleurt, zonder dat het iets zegt over de geschiktheid voor de functie.

#3. Vragen naar de bekende weg

Iemand die je door en door kent vraag je niet meer naar zijn hobby’s, zijn kinderen en zijn favoriete vakantieland. Toch? Toch gebeurt het. We stellen interne kandidaten vaak alleen vragen waarvan we het antwoord wel weten. Uit pure gemakzucht. Leuk? Nee en zonde van ieders tijd. Want op deze manier ontstaat op geen enkele manier een waarachtige invulling van een sollicitatiegesprek. Terwijl zo’n interne sollicitatie juist een mooie aanleiding kan zijn om eens wat dieper in het brein van je medewerker te duiken. De vragen te stellen die je zelfs op de vrijmibo niet durfde te stellen.

Check dit artikel: Afgewezen na een sollicitatie? 5 tips hoe je hiermee omgaat

3 do’s bij intern solliciteren

#1. Vragen naar de plannen in de nieuwe rol

Sta niet te lang stil bij wat de medewerker in zijn huidige functie goed doet. Die kwaliteiten ken je immers. Richt je tijdens de interne sollicitatie vooral op de plannen in de nieuwe rol. Vraag je medewerker wat hij van de functie verwacht, wat zijn ideeën zijn over de invulling en wat mogelijke leerdoelen zijn. Ofwel: vraag alles wat je nog niet weet over de kandidaat.

#2. Sollicitatievragen richten op de toekomst, niet op het verleden

Juist omdat er al zoveel bekend is over je interne kandidaat, kost de voorbereiding tijd. Misschien ben je wel meer tijd kwijt aan de voorbereiding van een interne sollicitatie dan een externe sollicitatie. Je interne kandidaat weet al veel over de organisatie en de mores.

Stel hem of haar daarom vragen als:

• Hoe zou jij binnen de cultuur van het bedrijf omgaan met een conflict?
• Wat heb je nodig om in die nieuwe rol de doelstellingen niet alleen te halen maar ook te overtreffen?
• Bij een leidinggevende functie waarin oude collega’s ineens onder de verantwoordelijkheid van jouw interne sollicitant komen te vallen: Hoe ga je om met medewerkers die op dit moment een gelijkwaardige functie hebben?

Kortom: focus de vragen op de toekomst, niet op het bekende verleden. De antwoorden geven enig inzicht in de motivatie van jouw interne kandidaat om die specifieke functie te willen.

#3. Tools als rollenspellen en simulaties inzetten

Wat je wilt, is zoeken naar extra inzicht in verborgen kwaliteiten en zwakke plekken van je interne kandidaat. Want die zal hij of zij nodig hebben in zijn nieuwe rol. Volgens veel deskundigen verwerf je inzicht door het spelen van rollenspellen of simulaties van de echte werkzaamheden. Het is een belangrijke tool om vooruit te kunnen kijken. Bijkomend effect is dat je voorbij kunt gaan aan het eigen al gevormde oordeel. Want ook een interne sollicitant vraagt een bewuste en zo goed mogelijk onderbouwde keuze.

Benader de interne sollicitant met dezelfde of hogere maatstaf dan voor een externe kandidaat zou gelden. Je interne kandidaat heeft immers een voorsprong in kennis en ervaring. Wordt een gepromoveerde medewerker slachtoffer van het peter principle – dat zegt dat elke werknemer wordt gepromoveerd tot één niveau boven zijn kunnen – is dat uiteindelijk de schuld van de werkgever.