Succes boeken bij grote personeelsvraagstukken

Wat was de vraag van de GGD aan Unique?

“Nederland kreeg ineens te maken met grote aantallen coronabesmettingen. De GGD had medewerkers nodig om logistiek alles in goede banen te leiden op de testlocaties, voor bron- en contactonderzoek, administratief werk en later ook het vaccineren.”

Wat was Uniques reactie en hoe kwamen jullie tot een plan van aanpak?

“We opereren breed in de markt. Veel medewerkers tegelijk werven, deden we eerder. Alleen was de vraag van de GGD van een totaal andere orde van grootte. Het was meteen duidelijk dat we dit vanuit verschillende disciplines moesten aanpakken. Met specialisten op het gebied van HR, recruitment, marketing, klantcontact, financiën, planning en contracten werkten we een plan van aanpak uit. De teams van Talent Center en Unique XL ontwikkelden een wervingscampagne, met een landingspagina voor alle GGD-vacatures, Google-advertising, gerichte social media-campagnes via Facebook, Indeed en LinkedIn én offline advertenties in kranten en op billboards langs snelwegen. Een speciaal belteam volgde alle sollicitaties op. En de communicatie en informatie voor sollicitanten was al voorbereid.”

Tip: Bedenk een goede strategie om vacatures online en offline onder de aandacht van potentiële werknemers te brengen.

Kun je meer vertellen over dat speciale belteam?

“Alle sollicitanten werden persoonlijk teruggebeld, waarbij het belteam beschikte over een script met een set vragen over ervaring, kennis, motivatie, drijfveren, opleiding, et cetera. Verder werd dit team via de GGD goed op de hoogte gehouden van actuele informatie over de functie, de werkomgeving en wat er van sollicitanten verwacht werd, zodat zij de kandidaat gericht konden informeren. Het belteam kon daardoor snel een selectie maken van geschikte sollicitanten. Duidelijk informeren en helder communiceren deden we over zaken als de locatie, werktijden, geldende voorschriften, het planningsrooster, het registreren van uren, uitbetaling van salaris, vergoeding van kosten, et cetera. Aanvullend hadden we op onze website een actueel overzicht met veelgestelde vragen en een telefonisch keuzemenu waarmee mensen met vragen gestructureerd werden geholpen.”

Tip: Zorg dat geïnteresseerden onbelemmerd kunnen solliciteren en informeer hen telkens op het juiste moment.

Was de werving succesvol?

“Ja! Veel sollicitanten schreven op functies in een van de teststraten, callcenters en GGD-vaccinatielocaties. Onder hen gepensioneerde artsen en voormalig verpleegkundigen, studenten die tijdens hun tussenjaar wilden werken, werkzoekenden en mensen die naast hun vaste baan ook wilden meehelpen. De strijd tegen het coronavirus werd door het hele land gevoerd. Mensen waren zeer gemotiveerd om te helpen. Wat ook een rol speelde, was dat verschillende sectoren direct werden geraakt door de landelijke maatregelen. Mensen waren op zoek naar tijdelijk, ander werk.”

Tip: Besteed vooraf tijd en aandacht aan wat je nodig hebt om snel te kunnen reageren op een grote hoeveelheid sollicitaties.

Wat was de impact van afschaling van de werkzaamheden bij de GGD op flexibel inzetbare medewerkers?

“Dat hun werkzaamheden op een gegeven moment zouden stoppen. Unique Uitzendbureau begon al snel met een ondersteunend traject en vroeg alle GGD-medewerkers per mail en sms of zij bemiddeling wensten naar werk bij een andere werkgever. Met belangstellenden planden we snel een telefonische vervolgafspraak met een van onze recruiters in. Die hielpen in samenspraak met onze klanten, medewerkers redelijk snel aan een andere baan. Het bedrijfsleven had in ‘het nieuwe normaal’ namelijk grote interesse in uitstromende GGD-medewerkers. Dit gold ook voor organisaties in de sectoren banken en verzekeringen, overheid en gemeentelijke instanties.”

En ondertussen liep jullie opdracht bij de GGD door. Op welke manier?

“Om het vaccinatieprogramma volledig en goed te kunnen afronden, staken we energie in het behoud van vaccinatiemedewerkers. Zo voorkwamen we een personeelstekort in de laatste fase. Ook nu zijn we voorbereid op een eventuele opschaling bij de GGD. Door regelmatig contact met oud-GGD-medewerkers hebben we een actueel beeld van hun beschikbaarheid en inzetbaarheid. Als het moet, kunnen we de GGD weer snel aan veel medewerkers helpen. Dat deze werkgever een goede reputatie heeft helpt hierbij.”

Tip: Denk vooruit en mee met medewerkers over hun beschikbaarheid en flexibele inzetbaarheid. Dat helpt om beter te anticiperen op toekomstige personele vraagstukken.

Wat kunnen andere organisaties leren van de aanpak van Unique bij de GGD?

“Door met verschillende specialisten binnen je organisatie samen te werken, kun je grote recruitmentvraagstukken vanuit verschillende invalshoeken bekijken en daarna een totaalplan en bijbehorende strategie opstellen. Weet waar je beoogde doelgroep (waaronder gespecialiseerd talent) zich online en offline bevindt en bereik hen met aansprekende informatie op het juiste moment. Zorg voor een helder proces voor de sollicitant, informeer goed, communiceer duidelijk en manage de verwachtingen. Houd de vinger aan de pols, want dan kun je met medewerkers meedenken. Precies zoals ook wij deden toen we wisten dat het einde van de opdracht bij de GGD voor veel medewerkers naderde. Denk telkens een stap vooruit om beter te kunnen anticiperen op toekomstige personele vraagstukken.”