Project Management Ondersteuner inkoop overheid in DELFT

Over de functie

Leveren van ondersteuning op inkooptrajecten, enkele voorbeelden zijn:
• projectmanagers ondersteunen bij de inkoopprocessen (via SAP);
• het verzorgen van (digitale) dossiers (in SAP) ter goedkeuring door o.a. projectmanagers, clustermanagers, directeuren en inkoopadviseurs;
• voortgang van de inkoopprocessen bewaken, en indien nodig signaleren en evt. alternatieven aandragen;
• de financiële administratie in SAP op orde brengen en houden in samenwerking met de afdeling bedrijfsvoering;
• bewaken van de looptijd van contracten en tijdig signaleren wanneer deze dreigen af te lopen;
• Ervoor zorgen dat de nu reeds bestaande templates voor documenten indien nodig worden aangepast en beschikbaar worden gesteld aan het projectteam.
• het maken van afspraken, het bijhouden van agenda’s en het bewaken van deze;
• het zorgen voor een representatieve presentatie onder ander bij ontvangst van bezoekers;
• het voorbereiden van vergaderingen (het uitnodigen van deelnemers, het in overleg samenstellen van de agenda, het verzenden van de stukken, het bewaken van de voortgang van de besluitvorming/actiepunten, het regelen van vergaderruimte en catering);
• het notuleren van vergaderingen;
• het verzorgen van de dossiervorming;
• het regelen van workshops en borrels;